Una guía sobre gestión de registros en proyectos de construcción

Una guía sobre gestión de registros en proyectos de construcción

Varias empresas en el momento están aplicando los requisitos de la ISO para mejorar la calidad de sus procedimientos. Cada norma ISO incluye una porción en el documento o administración, que, si no se utiliza cuando se implementa el proceso ISO, haría que la acreditación inaceptable de registros.

Capítulos apropiados de australianos requisitos para proyectos de construcción son:

• Cláusula 4.2.4 de AS / NZS ISO 9001: 2008 calidad management systems requirements;
• Cláusula 4.5.3 de AS / NZS 4801:2001 ocupacional de salud y seguridad sistemas de gestión; y
• Cláusula 4.5.3 de AS / requisitos de sistemas de gestión medioambiental de NZS 14001: 2004

Además, conforme a la salud en el trabajo y la seguridad (WHS) y la legislación ecológica requiere la necesidad de mantener registros adecuados para que la Corporación podría defenderse de litigios.

Así que ¿qué es administración de registros y exactamente ¿cómo puede ser para utilizar según las normas ISO?

COMO 4390 parte 1 describe la administración de registros (RM) como la disciplina y organización propósito de controlar los registros para satisfacer operacional empresa necesita, responsabilidad especificaciones y requerimientos de la comunidad.

Un archivo es información grabada, en todas sus formas, que consiste en información en sistemas informáticos, o adquirida y mantenida por una empresa o persona en el contrato o la conducta de los asuntos y guardada como evidencia de tal acción. Se recomienda para controlar sus documentos y la información digital al mismo tiempo, no como entidades separadas. La información todavía no importa cómo se mantiene.

Inadecuada documentos y registros pueden agregar hasta, o tal vez ser crítico, problemas de responsabilidad, perdida casos de litigios a causa de la falta de disponibilidad de datos y la falta de certificación a principios australianos.

Con respecto a las empresas de construcción, un programa de gestión de registros es todo el proceso de determinación, que recoge, indexación, presentación, almacenamiento y eliminación de registros. Registros deben presentar evidencia de cumplir las especificaciones y el funcionamiento eficiente de los métodos de gestión. Registros precisos y están bien cuidados demuestran que una organización con éxito encarga de los sistemas de gestión.

A las empresas de construcción, gestores de proyectos son responsables de:

• organizar y cuidar de un programa de registro para el proyecto abarcar todos los registros que pueden ser utilizados para proporcionar evidencia de la meta del trabajo conforme y la eficiencia del sistema de gestión
• hacer los documentos que se archivan en lugares menor degeneración o daño y evitar la pérdida de
• hacer ciertos documentos son legibles
• hacer registros que son fácilmente recuperables
• disposición de archivos al representante del cliente cuando esperaba.

Decidir qué datos para retener

Los sistemas de administración detalle qué datos están obligados a cumplir con los requisitos, legislaciones y documentos de compromiso; por otro lado realizar posteriores para determinar qué documentos hay que mantener:

• Evaluar lo que los requisitos, que se aplican a su empresa y comprueba el aspecto de la administración de registros para determinar cómo se debe cumplir;

• Evaluar cualquier WHS y legislación ambiental, que conectan con su organización y mirar el componente de gestión de registros; y

• Analizar sus demandas reales del plan en lo que respecta a las especificaciones de registro

Intervalos de almacenamiento de registros

Duraciones del mantenimiento de registros para una variedad de registros dependen de contrato requisitos y necesidades legales.

El siguiente indica registrar períodos de mantenimiento de la mayoría de los registros OHS esenciales a requisitos legales:

• evaluaciones de riesgo, si es necesario un examen escrito:
-trabajo en lugares limitadas (5 años)
-Conseguir expuestos a componentes mortales (5 años
• potencial cuestiones que necesitan vigilancia atmosférica seguimiento o salud (30 años).
• Ubicación restringida permiso de entrada (para un mes después de la entrada)
• anuncios para WorkCover de la intención de utilizar el trabajo conexión con:
-trabajos de riesgo (30 años)
-cáncer de declaración obligatoria o prohibido provocando materiales (30 años)
• el personal expuesto a sustancias cancerígenas prohibidas o de declaración obligatoria (30 años)
• resultado de vigilancia atmosférica de vigilancia y salud (30 años)
• médico de remoción de los miembros del personal de la función de riesgo de plomo (5 años a partir de la fecha de la última entrada)
• Avisos de daños o dolencias a WorkCover (5 años; 30 años cuando incidentes implican compuestos mortales)

Cosas a considerar al elegir si distintos OHS documentos y datos debían mantenerse (donde no hay ningún requisito legal para lograrlo) incluyen:

• el significado de la situación o peligro relacionado
• la complejidad de los métodos que administrar riesgos
• requerimientos precisos de proyecto o plan.

Llevar a cabo la administración de registros en prácticamente cualquier negocio, no importa lo grande o pequeño, mejorará su sistema de gestión de calidad. Los documentos son la sección más esencial de su empresa y sin estos registros podría desaparecer. Mejorará la gestión de los registros no simplemente calidad pero darle la tranquilidad de saber que usted puede proteger en cualquier litigio en relación con WHS e infracciones de la legislación ambiental.

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