Sebuah buku panduan mengenai pengurusan rekod projek-projek pembinaan

Sebuah buku panduan mengenai pengurusan rekod projek-projek pembinaan

Beberapa syarikat pada masa ini akan mengguna pakai ISO keperluan mempertingkatkan kualiti prosedur mereka. Piawaian ISO masing-masing termasuk sebahagian dokumen atau rekod-rekod pengurusan yang, jika tidak digunakan apabila melaksanakan proses ISO, akan membuat pengiktirafan yang tidak boleh diterima.

Bab-bab yang sesuai keperluan Australia untuk projek-projek pembinaan adalah:

• Klausa 4.2.4 AS / NZ ISO 9001: 2008 pengurusan sistem keperluan kualiti;
• Fasal 4.5.3 AS / NZ 4801:2001 pekerjaan kesihatan dan Keselamatan sistem pengurusan; dan
• Fasal 4.5.3 sebagai / keperluan sistem pengurusan alam sekitar 14001 NZ

Di samping itu mematuhi kerja kesihatan dan Keselamatan (WHS) dan undang-undang ekologi memerlukan keperluan untuk mengekalkan rekod-rekod yang sesuai supaya Syarikat dapat berlindung litigasi.

Jadi apa sebenarnya adalah pengurusan rekod dan tepat bagaimana ia boleh meletakkan untuk menggunakan mematuhi piawaian ISO?

SEPERTI 4390 Bahagian 1 menerangkan pengurusan rekod (RM) sebagai disiplin dan tujuan organisasi mengawal rekod untuk operasi Syarikat keperluan, spesifikasi tanggungjawab dan keperluan masyarakat.

Arkib adalah maklumat yang direkodkan, dalam pelbagai bentuk, terdiri daripada maklumat dalam sistem komputer, dibuat atau diperolehi dan disimpan oleh Syarikat atau orang kontrak atau pengendalian hal-hal dan disimpan sebagai bukti tindakan tersebut. Adalah disyorkan untuk mengawal maklumat digital dan kertas kerja anda pada masa yang sama, bukan sebagai entiti yang berasingan. Ia masih maklumat tidak kira bagaimana dikekalkan.

Penyimpanan rekod dan dokumen yang tidak mencukupi boleh menambah sehingga ke, atau mungkin menjadi penting dalam, masalah tanggungjawab, hilang kes-kes litigasi disebabkan ketiadaan data dan kekurangan pensijilan prinsip-prinsip Australia.

Mengenai bangunan usaha program pengurusan rekod adalah seluruh proses menentukan, mengumpul, mengindeks, memfailkan, menyimpan dan melupuskan rekod. Rekod mesti menunjukkan bukti mematuhi spesifikasi dan operasi kaedah-kaedah pengurusan yang cekap. Rekod-rekod yang tepat dan dijaga rapi membuktikan bahawa sesebuah organisasi berjaya mengendalikan sistem pengurusan.

Pada usaha pembinaan, pengurus projek akan bertanggungjawab untuk:

• menganjurkan dan mencari selepas atur cara rekod projek untuk meliputi semua rekod-rekod yang boleh digunakan untuk menyediakan bukti matlamat conforming kerja dan kecekapan sistem pengurusan
• membuat pasti dokumen difailkan di lokasi kemerosotan yang lebih rendah atau kerosakan dan mengelakkan kerugian
• mengemukakan dokumen-dokumen tertentu akan dibaca
• membuat rekod pasti akan dengan mudah dapat dikembalikan jarang
• membuat fail kepada wakil pelanggan apabila dijangkakan.

Menentukan apa data untuk mengekalkan

Sistem-sistem pengurusan yang anda menginap terperinci data apa boleh dikehendaki mematuhi syarat-syarat, undang-undang dan kertas kerja komitmen; Sebaliknya melakukan susulan untuk menentukan dokumen-dokumen apa yang anda perlu simpan:

• Menilai apa-apa syarat yang dikenakan kepada Syarikat anda dan menyemak aspek pengurusan rekod untuk menentukan bagaimana anda perlu mematuhi;

• Menilai sebarang WHS dan undang-undang alam sekitar, yang berhubung dengan organisasi anda dan Lihatlah komponen pengurusan rekod; dan

• Menganalisis keperluan sebenar pelan anda mengenai Spesifikasi rekod penyimpanan

Selang menyimpan rekod

Tempoh penyelenggaraan rekod untuk pelbagai rekod bergantung pada syarat kontrak dan keperluan undang-undang.

Pinpoints berikut rekod penyelenggaraan tempoh paling-OHS rekod penting untuk prasyarat undang-undang:

• penaksiran risiko, jika peperiksaan bertulis yang diperlukan:
-bekerja di lokasi-lokasi yang terhad (5 tahun)
-Semakin terdedah kepada maut komponen (5 tahun
• potensi isu memerlukan atmosfera Penjejakan atau kesihatan pengawasan (30 tahun).
• terhad lokasi pintu masuk permit (satu bulan selepas kemasukan)
• pengumuman kepada WorkCover niat untuk menggunakan kerja-kerja yang berkaitan dengan:
-membawa risiko kerja (30 tahun)
-dilarang atau notifiable kanser yang menyebabkan bahan-bahan (30 tahun)
• kakitangan yang terdedah kepada karsinogen dilarang atau notifiable (30 tahun)
• hasil daripada atmosfera pemantauan dan Kesihatan pengawasan (30 tahun)
• Perubatan mengeluarkan anggota pekerja dari risiko membawa fungsi (5 tahun dari tarikh catatan terakhir)
• Notis kerosakan atau penyakit kepada WorkCover (tahun 5; 30 tahun Bilakah kejadian melibatkan maut sebatian)

Perkara-perkara yang perlu dipertimbangkan apabila memilih jika berbeza OHS dokumen dan data patut disimpan (di mana ada keperluan undang-undang yang ada untuk mencapai matlamat ini) termasuk:

• erti bahaya berkaitan atau situasi
• kerumitan kaedah-kaedah yang diharapkan untuk menguruskan diri daripada perangkap
• projek atau pelan keperluan yang tepat.

Melaksanakan pengurusan rekod di hampir mana-mana perniagaan, tidak kira berapa besar atau kecil, akan meningkatkan sistem pengurusan kualiti anda. Dokumen-dokumen anda adalah bahagian yang paling penting Syarikat anda dan tanpa rekod-rekod ini, anda mungkin hilang. Pengurusan rekod akan meningkatkan bukan hanya berkualiti tetapi memberikan anda ketenangan fikiran mengetahui bahawa anda boleh melindungi pada mana-mana tindakan undang-undang pada berhubung dengan WHS dan pelanggaran undang-undang alam sekitar.

Leave a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *