Prosedur kawalan dokumen ISO 9001 – nasihat untuk juruaudit

Prosedur kawalan dokumen ISO 9001 – nasihat untuk juruaudit

Prosedur kawalan dokumen (4.2.3) dan prosedur kawalan rekod (4.2.4) yang biasanya yang pertama enam prosedur wajib untuk dilaksanakan apabila melaksanakan ISO 9001: 2008 sistem pengurusan kualiti yang.

Proses kawalan dokumen yang kukuh yang selalunya terletak di tengah-tengah sistem pengurusan kualiti mematuhi mana-mana kerana hampir setiap aspek pengauditan dan pematuhan pengesahan ditentukan melalui penelitian keterangan yang didokumenkan. Dengan ini, ia menjadi jelas bahawa penyelenggaraan berterusan sistem pengurusan dokumen cekap mesti tidak akan terlepas pandang.

Perbezaan di antara dokumen dan rekod

Apa tidak ISO 9000:2005 memberitahu kita tentang perbezaan di antara dokumen dan rekod-rekod dan Selain itu; mengapa ia harus kira?

Standard memberitahu kita bahawa dokumen dianggap sebagai maklumat (misalnya, spesifikasi atau prosedur) dan sederhana dengan sokongan (contohnya kertas atau elektronik). Standard menunjukkan bahawa dari semasa ke semasa dokumen-dokumen ini akan berkembang kerana maklumat yang baru menggantikan yang lama dan perubahan mesti berjaya. Dokumen-dokumen yang aktif dan dinamik.

Rekod, di sisi lain, adalah lebih statik kerana mereka adalah sejarah dalam alam semula jadi. Mereka adalah dokumen yang menyatakan hasil aktiviti-aktiviti yang dijalankan selaras dengan produk kesedaran, pengukuran, analisis dan penambahbaikan proses (contohnya penentukuran log dan laporan tindakan bertapak atau pembetulan). Bilik-bilik ini juga menyediakan bukti bahawa aktiviti ini dilakukan dengan cara yang ditentukan (contoh: pemeriksaan rekod).

Keperluan untuk mengawal dokumen dan rekod

Apa tidak ISO 9001: 2008 memberitahu kita tentang memastikan pematuhan kepada keperluan utama prosedur kawalan dokumen?

Klausa 4.2.3 memberitahu kita bahawa sebuah organisasi mesti mengawal dokumen yang diperlukan oleh sistem pengurusan kualiti dan bahawa prosedur kawalan dokumen yang sesuai yang perlu dilaksanakan bagi menentukan kawalan yang diperlukan meluluskan, mengkaji semula, Kemaskini terakhir, mengenalpasti perubahan, mengenalpasti status semakan dan menyediakan akses. Prosedur kawalan dokumen mesti jelas menentukan skop, tujuan, kaedah dan tanggungjawab yang diperlukan untuk melaksanakan parameter ini.

ISO 9001: 2008 tidak menentukan bagaimana sesebuah organisasi perlu format dokumentasi, kerana kebanyakkan organisasi mengekalkan imej korporat yang konsisten, adalah dijangkakan bahawa mana-mana format korporat adalah mencukupi.
Begitu juga; Klausa 4.2.4 menuntut bahawa sesebuah organisasi perlu melaksanakan prosedur yang didokumenkan untuk menentukan kawalan yang diperlukan bagi pengenalan, simpanan, perlindungan, pengambilan, pengekalan dan pelupusan rekod dan memastikan rekod-rekod harus tetap boleh dibaca dan dikenal pasti sepanjang tempoh penahanan mereka.

Ia boleh diterima untuk menggabungkan kawalan rekod-rekod prosedur dengan prosedur kawalan dokumen tetapi penjagaan perlu diambil bukan untuk mengaburi perbezaan antara rekod dan dokumen.

Apakah yang begitu penting mengenai rekod?

Rekod-rekod adalah aset penting organisasi; mereka menyediakan laluan yang utama bagi pengesahan berdasarkan bukti dan susur-galur, dan dapat menunjukkan pematuhan terhadap keperluan pelanggan. Rekod juga membuktikan keberkesanan sistem pengurusan kualiti.

Penghantaran rekod-rekod tersebut kepada pelanggan merupakan keperluan kontrak dan undang-undang. Dalam industri tertentu, seperti Kejuruteraan awam, jaminan rekod menjadi titik asas rujukan apabila menentukan pematuhan dengan reka bentuk yang diinginkan serta membantu untuk memenuhi keperluan yang ditetapkan oleh pihak berkuasa kawalan dan Kesihatan dan Keselamatan Eksekutif. Rekod-rekod ini adalah berunsur demonstratif duti kontraktor yang mengambil berat dan bahawa produk akhir adalah sesuai bagi tujuan.

Fungsi kawalan dokumen

Fungsi kawalan dokumen merupakan satu aktiviti pengurusan pentadbiran dan beroperasi pada lender dalam memastikan pematuhan dengan Fasal 4.2 dan prosedur-prosedur kawalan dokumen yang berkaitan dan prosedur kawalan rekod. Secara amnya, fungsi kawalan dokumen perlu laporan terus kepada wakil kualiti.

Ringkasan

Ingat; Pastikan ia mudah dan membolehkan pemilik proses untuk menulis atau menyemak dokumen-dokumen yang perlu. Menggunakan fungsi kawalan dokumen untuk memohon perubahan format dan penyemakan serta pengagihan dan pengekalan. Adalah lebih baik untuk mentafsir syarat-syarat seperti yang terpakai kepada Syarikat anda; Terdapat tiada kaedah yang keras dan pantas.

Leave a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *