Procedimientos de Control de documentos ISO 9001 – consejos para auditores

Procedimientos de Control de documentos ISO 9001 – consejos para auditores

El procedimiento de control de documentos (4.2.3) y el procedimiento de control de registros (4.2.4) suelen ser el primero de los seis procedimientos obligatorios para iniciarse al implementar un sistema de gestión de calidad ISO 9001: 2008.

Un proceso de control de documento robusto invariablemente se encuentra en el corazón de cualquier sistema de gestión de calidad conforme porque casi todos los aspectos de verificación de auditoría y cumplimiento se determinaron mediante el examen de pruebas documentadas. Con esto en mente, llega a ser evidente que no debe pasarse por alto el mantenimiento continuo de un sistema de gestión de documentos eficiente.

Diferencia entre documentos y registros

¿Qué ISO 9000:2005 decirnos sobre la diferencia entre documentos y registros y además; ¿por qué debería importar?

La norma nos dice que los documentos se consideran como información (por ejemplo, especificaciones o procedimientos) y su soporte (papel o electrónico). La norma implica que con el tiempo estos documentos evolucionará como nueva información reemplaza viejos y que el cambio debe ser manejado. Documentos son activos y dinámicos.

Registros, por otra parte, son más estáticos ya que son históricos en la naturaleza. Son los documentos que establezcan los resultados de las actividades realizadas según los producto realización, medición, análisis y mejora de procesos (p. ej. registros de calibración e informes de no conformidad o correctivo de la acción). También proporcionan evidencia que una actividad fue realizada en la forma especificada (por ejemplo, registros de inspección).

Requisitos para el control de documentos y registros

¿Qué nos dice la ISO 9001: 2008 sobre el cumplimiento de los requisitos principales de procedimientos de control de documento?

Cláusula 4.2.3 nos dice que una organización debe controlar la documentación requerida por el sistema de gestión de calidad y que debe aplicarse un procedimiento de control de documento adecuado para definir los controles necesarios aprobar, revisar, actualizar, identificar cambios, identificar estado de revisión y facilitar el acceso. El procedimiento de control de documento debe definir con claridad el alcance, objetivo, método y responsabilidades necesarias para aplicar estos parámetros.

ISO 9001: 2008 no define cómo una organización deberá formatear su documentación, ya que la mayoría de las organizaciones mantener una imagen corporativa consistente, se espera que cualquier formato institucional será suficiente.
Del mismo modo; Cláusula 4.2.4 exige que una organización debe implementar un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y eliminación de registros y estos registros deben ser legibles e identificables a lo largo de su período de retención.

Es aceptable para combinar el control del procedimiento de registros con el procedimiento de control de documento, pero deben tener cuidado de no ocultar las diferencias entre los registros y documentos.

¿Qué es tan importante sobre registros?

Los registros son un activo importante de la organización; proporcionar la ruta principal para trazabilidad y verificación basada en la evidencia y son capaces de demostrar el cumplimiento de los requisitos del cliente. Registros también probar la eficacia del sistema de gestión de calidad.

Entrega de dichos registros a un cliente es a menudo un requisito legal y contractual. En ciertas industrias, como la ingeniería civil, registros de aseguramiento se convierten en un punto fundamental de referencia para determinar el cumplimiento con el diseño previsto, así como ayudando a satisfacer los requisitos prescritos por las autoridades de control y la salud y la seguridad del edificio ejecutivo. Estos registros son demostrativo del deber del contratista de la atención y que el producto final es apto para el propósito.

La función de Control de documento

La función de control de documentos es una actividad de gestión administrativa y opera en la primera línea por garantizar el cumplimiento de la cláusula 4.2 y los procedimientos de control de documento asociado y procedimientos de control de registro. Generalmente, la función de control de documento debe tener un reporte directo al representante de calidad.

Resumen

Recuerde; Keep it simple y permitir que los dueños de proceso escribir o revisar los documentos que necesitan. Utilice la función de control de documento para aplicar retención, así como distribución y cambios de formato y revisión. Es mejor interpretar los requisitos cuando se aplican a su compañía; no existe ningún método duro y rápido.

Leave a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *