Kes pengurusan penyesuaian 101: Apakah ia dan mengapa perniagaan anda memerlukannya

Kes pengurusan penyesuaian 101: Apakah ia dan mengapa perniagaan anda memerlukannya

Terdapat cara-cara yang tidak terkira banyaknya untuk menguruskan proses-proses harian, didorong oleh manusia yang mana kebanyakan perniagaan bergantung. Tugas-tugas ini – yang biasanya mempunyai amalan-amalan terbaik yang ditetapkan tetapi berlaku dalam cara yang berbeza bergantung kepada pemain-pemain yang terlibat – membuat anggaran 60 ke 80% kerja-kerja yang dilakukan di mana-mana syarikat yang diberikan. Jika dibiarkan kepada peranti mereka sendiri, pekerja akan menguruskan proses-proses ini melalui e-mel atau aplikasi Microsoft Office, pada kertas atau melalui pengemaskinian lisan, tiada yang membolehkan pengurus untuk menjejaki langkah-langkah tindakan kritikal perniagaan dan memastikan hasil yang positif.

Tugas-tugas ad-hoc oleh sifat mereka, menentang linkungan yang dibenarkan berstruktur penyelesaian seperti Pengurusan proses perniagaan. Walau bagaimanapun, itu tidak bermakna bahawa perniagaan perlu menerima risiko operasi yang wujud dalam proses yang tidak terurus atau mismanaged.

Ini adalah jenis-jenis penyelesaian pengurusan kes penyesuaian yang direka khusus untuk proses-proses yang tidak berstruktur. Mereka terdiri daripada pengumpulan maklumat, bekerjasama dengan orang lain, mengurus beban kerja individu dan membuat keputusan yang bergantung kepada pengetahuan, pertimbangan dan pengalaman para peserta. Teknologi ini boleh menjadi satu penyelesaian yang serba-lengkap, atau boleh dimasukkan ke dalam persekitaran MS Office yang biasa, menjadikan ia mudah untuk menggabungkan ke dalam penggunaan harian dan intuitif untuk pengguna.

Jadi apa mungkin kegunaan harian mereka termasuk?

Isu-isu pengurusan risiko operasi yang dicipta oleh proses manusia tidak berstruktur wujud dalam setiap industri, dan menjalankan pelbagai daripada proses taktikal risiko melalui proses strategik risiko. Proses audit itu sendiri adalah satu contoh klasik proses manusia yang tidak berstruktur. Proses Audit terdiri daripada sejumlah sub-tasks – contohnya, menentukan pelan audit, pengumpulan maklumat dan mentakrifkan penemuan, cadangan mewujudkan berdasarkan penemuan mereka dan akhirnya, susulan dan pengesanan pelaksanaan cadangan. Setiap sub-process adalah rundingan dan kerjasama di antara pihak-pihak yang terlibat (dalam banyak kes yang dilakukan melalui e-mel dan dokumen). Untuk tujuan ilustrasi, mari kita fokus pada yang sub-process cadangan-tracking dan susulan.

Katakan sesuatu audit mendapati masalah keselamatan di sebuah kilang yang memerlukan tindakan pembetulan. Juruaudit untuk e-mel sebagai Pengurus kilang, menyedarkan dia kepada isu keselamatan dan membuat cadangan-cadangan untuk menangani ia. Pengurus Kilang kemudian mengagihkan tugas (juga melalui e-mel) kepada pekerja, dan menjelaskan tindakan-tindakan pembetulan. Mereka berkemungkinan besar akan terlibat dalam perbualan e-mel mengenai khusus isu keselamatan: apa masalahnya? Apa yang perlu kajian? Apakah langkah seterusnya? Dalam membincangkan jawapan kepada soalan-soalan ini, pihak-pihak yang mungkin akan pergi dan ke belakang beberapa kali. Bergantung kepada khusus, mereka boleh melibatkan lebih ramai ahli pasukan untuk membetulkan isu. Penukaran ini tidak luar biasa dalam proses pengauditan, tetapi kerana mereka ad-hoc dan tidak berstruktur, Juruaudit (dan pengurusan) telah tiada penglihatan yang sebenar ke dalam aktiviti-aktiviti penyelesaian masalah, apatah lagi keupayaan mengurus dan mengesan keseluruhan proses kitaran.

Pengauditan adalah hanya satu cara yang manusia proses yang digunakan untuk pematuhan. Dalam persekitaran kawal selia dinamik hari ini, peraturan-peraturan baru dan pengawasan pengawalseliaan yang lebih besar adalah normal bagi banyak industri. Dalam kebanyakan kes, proses untuk mengendalikan peraturan-peraturan ini adalah berteraskan manusia dan tidak berstruktur sehingga Pertubuhan familiarizes sendiri di dengan pengawalseliaan dan akibat. Dari masa ke masa, organisasi boleh membuat keputusan untuk codify pengendalian pematuhan melalui satu proses berstruktur yang disokong olehnya, tetapi sehingga itu, kebanyakan syarikat akan mengendalikan melalui proses manusia, mungkin dilaksanakan melalui e-mel dan dokumen.

Sebagai contoh, baru “melanggar pemberitahuan” peruntukan teknologi maklumat kesihatan bagi ekonomi dan Akta Kesihatan klinikal (HITECH) adalah peraturan penjagaan kesihatan yang hanya telah digubal. Peraturan-Peraturan ini memerlukan entiti Leader yang dilindungi untuk segera memberitahu individu-individu yang terlibat, kesihatan dan perkhidmatan manusia Setiausaha dan media bagi sebarang pelanggaran yang melibatkan lebih daripada 500 individu. Kerana ini adalah peraturan baru, satu cara untuk mengendalikan pematuhan adalah untuk memperuntukkan seseorang sebagai pemilik proses pelanggaran. Akta pertama beliau kemungkinan besar akan termasuk menghantar arahan tentang bagaimana untuk mengendalikan pelanggaran itu. Langkah pertama dalam menangani pelanggaran mungkin akan menghantar e-mel kepada pemilik pelanggaran-proses apabila masalah ditemui. Pada ketika itu, syarikat perlu menyusun jawapan kepada pelanggaran tersebut, memastikan mematuhi undang-undang dan mana-mana proses-proses dalaman yang berkaitan. Bahawa cara memastikan individu-individu yang terlibat akan dimaklumkan, dan, jika perlu, pihak kerajaan dan media akan dimaklumkan. Syarikat juga boleh melancarkan siasatan dalaman tentang pelanggaran tersebut. Tanpa pengurusan kes penyesuaian, semua langkah akan mungkin dilakukan melalui dokumen dan e-mel – menjadikan ia mustahil untuk mengurus, memantau dan audit pematuhan terhadap peraturan-peraturan.

Membolehkan pemantauan dan pengesanan tidak berstruktur proses melalui e-mel dan dokumen juga menyediakan rekod yang lengkap sistem-dalam-perlaksanaan, aset yang tidak ternilai Jika masalah yang timbul dan jejak audit yang diperlukan. Sebagai contoh, andaikan anda mempunyai pelanggan di luar negara, dan anda perlu mengesahkan bahawa suatu perintah yang besar boleh dihantar ke negara tertentu. Pengurus jualan di caj mungkin telah menerima e-mel daripada pengawal memberitahu kepadanya tentang keperluan ini (iaitu, memeriksa dengan kawalan eksport), tetapi memandangkan jenis e-mel, tidak ada cara untuk pengawal untuk tahu bahawa pengurus yang benar-benar mengambil tindakan yang sewajarnya; Ia mungkin telah jatuh melalui rekahan tersebut, atau mendapat hilang dalam banjir yang e-mel yang diterima oleh pengurus jualan.

Sehingga perniagaan anda telah keterlihatan ke dalam aktiviti-aktiviti yang tidak berstruktur, anda tidak menguruskan sebahagian besar kerja-kerja dalam organisasi anda. Jika proses ini tidak dapat dikesan sebab pematuhan, maka kekurangan penglihatan menimbulkan risiko. Anda kawal selia dan pematuhan proses – tugas-tugas orang-rapi yang bermula disebabkan oleh peraturan luar untuk mempertimbangkan. Fikirkan berapa banyak e-mel dan dokumen-dokumen yang dihasilkan oleh proses-proses ini. Adakah perniagaan anda benar-benar tahu bagaimana prosedur pematuhan dilaksanakan? Atau di mana setiap proses pematuhan yang sedang berjalan kaki? Perubahan ini berlaku atas dasar kes-demi-kes, dan orang-orang yang cenderung untuk bergantung kepada dokumen dan e-mel untuk berurusan dengan mereka. Walau bagaimanapun, kerana tindakan ini melibatkan beberapa jenis hukuman jika tidak disiapkan pada masa yang ditetapkan, ia mesti menyediakan keupayaan untuk mengurus, mengesan dan mengawasi tindakan ad-hoc ini. Memandangkan cara kebanyakan orang bekerja dan infrastruktur semasa di kebanyakan syarikat, cara terbaik untuk melakukan ini adalah dengan meningkatkan e-mel dan dokumen-dokumen dengan pengurusan kes penyesuaian.

Masuk akal bahawa ia mula-mula amalkan kurang rumit masalah pengendalian tindakan rote yang berlaku dengan cara yang sama berulang-ulang kali. Pengurusan proses perniagaan dan produk yang sama mempunyai Gemblengan automatik pengawasan dari tugas tersebut yang boleh diramal. Kini, teknologi telah maju cukup untuk menangani perkara itu jauh lebih kompleks daripada tindakan pengesanan berubah-Tukar kerja. Pengurusan kes penyesuaian membuat ia mungkin untuk memantau proses ad-hoc dari awal hingga akhir dalam cara yang menghapuskan risiko dan meningkatkan keterlihatan. Memandangkan pentingnya tugas-tugas ini kepada organisasi di hampir setiap industri, kos tidak menguruskan mereka yang terlalu besar untuk mempertimbangkan.

Leave a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *